Jak angażować uczestników prezentacji w trakcie konferencji online

Academya > Kariera naukowca  > Jak angażować uczestników prezentacji w trakcie konferencji online

Jak angażować uczestników prezentacji w trakcie konferencji online

W czasach pandemii konferencje przeniosły się do sfery wirtualnej. Każdy z nas poznał już doświadczenie prowadzenia prezentacji przez ekran komputera. W takich warunkach dużo trudniej utrzymać uwagę uczestników i ciężko o interakcję. Dlatego warto wrócić do podstawowych zasad prowadzenia prezentacji i przygotować je tak, aby ułatwić słuchaczom odbiór naszych treści. Dodatkowo, warto się otworzyć na nowe narzędzia.

 

Jaki jest przekaz główny?

 

Szykując się do prezentacji masz na pewno głowę przepełnioną pomysłami. Nic dziwnego – w końcu masz okazję przedstawić osobom z zewnątrz wyniki swojej długiej pracy. Chciałbyś pokazać im wszystkie szczegóły, które Ciebie przez ten czas angażowały. Niestety czas prezentacji jest najczęściej krótki, więc stajesz przed trudnym wyborem – o czym mówić, co pomijać, co jest ważne a co nie? Niezwykle trudno jest zdobyć się na chłodny obiektywizm i bez emocji eliminować kolejne szczegóły badań. Niestety sztuka syntezy tych najważniejszych faktów to część pracy skutecznego naukowca. Jak w takim razie znaleźć idealny kompromis – abyś Ty miał poczucie, że przedstawiłeś wszystkie informacje, jednocześnie nie zanudzając publiczności?

Zastanów się jaki jest najważniejszy przekaz Twojej prezentacji, z jaką wiedzą chciałbyś pozostawić swoich słuchaczy? Przygotowując slajdy powinieneś mieć już zdefiniowany przekaz główny. Warto go zapisać. Przeczytaj potem swój przekaz i zastanów się czy jest interesujący. Zastanów się też, czy nie jest za długi. Zbyt długi przekaz główny, może tak naprawdę oznaczać, że nie wiesz jeszcze co tak naprawdę co nim jest i warto nad nim jeszcze popracować.

 

Ograniczenia czasowe

 

Na pewno zdajesz sobie sprawę z podstawowego ograniczenia przy wygłaszanej prezentacji – ograniczenie czasu. Chairman i moderatorzy konferencji nie maja litości dla zbyt długich prezentacji, a w przypadku konferencji online mogą po prostu wyłączyć Twój głos. To bardzo popsuje wrażenie całej prezentacji. Przedłużenie wystąpienia powoduje też, że czas przeznaczony na pytania jest skrócony do minimum. Wyobraź sobie – najlepsi naukowcy z branży poświęcą wspólnie kilka minut swojego napiętego grafiku żeby porozmawiać o Twoich badaniach. To ogromna szansa na rozwój i kopalnia nowych pomysłów. Przedłużając prezentację dobrowolnie rezygnujesz z tej możliwości.

Jak wiec pilnować czasu? Oczywiście próbne wystąpienie jest tutaj kluczowe. Na próby przed ważnymi prezentacjami włączam stoper. To daje mi poczucie w której minucie powinienem być rozpoczynając kolejne fragmenty prezentacji. Dzięki temu w czasie faktycznego wystąpienia wiesz czy postępujesz z materiałem szybciej, czy wolniej niż na próbie. Jeżeli jesteś przed czasem – zwolnij żeby dać publiczności czas na przemyślenie tego co mówisz. Jeżeli jesteś bardzo opóźniony to musisz ominąć jakiś fragment wystąpienia. Prawdopodobnie oznacza to, że musisz przeskoczyć jeden slajd. To dużo lepsze rozwiązanie niż omówienie wszystkich slajdów w przyspieszonym tempie – wtedy stracisz wszystkie slajdy, bo nikt nie będzie w stanie za Tobą nadążyć.

 

Ograniczenie ilości informacji

 

Jest jeszcze drugi limit, który musisz wziąć pod uwagę planując prezentację – limit informacji na jeden slajd. Na pewno zdarzyło się Tobie widzieć prezentację, w której autor próbuje zmieścić kilka wykresów otaczając je jeszcze blokami tekstu. Autorzy robią tak najczęściej po to, by przekazać jak najwięcej informacji słuchaczom. Prawda jest taka, że niestety nie przekażą żadnej. Słuchacz zgubi się w gąszczu informacji i najpewniej nie zrozumie Twojego przesłania.

Pozostaje więc pogodzić się z faktem, że jesteś w stanie przekazać jedną informację na slajd. Może będzie Ci łatwiej, gdy zdefiniujesz sobie, że celem tej prezentacji nie jest przedstawienie wszystkich wyników? Lepiej powiedzieć, że celem prezentacji jest zainteresowanie słuchacza Twoimi badaniami. Jeżeli uda się go osiągnąć, to słuchacz po prezentacji sięgnie po Twoje publikacje, gdzie są już zawarte wszystkie wyniki.

 

Interakcja

 

Na niektórych konferencjach wystąpienia są wcześniej nagrywane. W takiej sytuacji bardzo trudno o jakąkolwiek interakcję. Gdy jednak prowadzisz zajęcia w czasie rzeczywistym, warto wykorzystać możliwość zaangażowania uczestników w Twoje wystąpienie.

Część interakcji można realizować z użyciem prostych narzędzi dostępnych w MS Teams, Zoom i innych popularnych komunikatorach. Warto poprosić uczestników o krótkie odpowiedzi w oknie chat’u, kliknięcie na ikony przedstawiające określone reakcje. Jeżeli format konferencji pozwala na wcześniejsze zadawanie pytań warto zachęcać uczestników do jak najwcześniejszego włączenia się w dyskusję.

Jeżeli organizatorzy nie mają nic przeciwko użyciu zewnętrznych narzędzi, możesz umieścić w prezentacji interaktywne ankiety, chmury słów (mentimeter, swift by excitem), włączyć wirtualne tablice (miro, collaboard), czy po prostu ankiety (Microsoft forms, Google forms, Aida forms, Survey monkey).

W przypadku spotkania o charakterze bardziej warsztatowym niesamowicie przydatna jest funkcja „breakout rooms”. Wystarczy zadać otwarte pytanie i jednym kliknięciem podzielić uczestników na mniejsze grupy. Po kilku minutach przywracamy uczestników do głównego pokoju, gdzie możemy omówić jak przebiegło ćwiczenie.

 

Grzegorz